Drie tips om een groot project of programma te starten

01-07-2021

Toen ik nog als programma- en projectmanager werkte bij een woningcorporatie vond ik het altijd heerlijk om mijn tanden te zetten in grote en complexe opdrachten. Daar waren sommige collega-projectleiders maar al te blij mee, want niet iedereen zit te wachten op een groot en complex project.

Het lastige aan dit soort programma’s of projecten is, dat het doel vaak een groots containerbegrip is, dat ook nog eens verder in de toekomst ligt: ‘Energieneutraal in 2050’, ‘Datamanagement op orde’, dat soort dingen. Ten eerste zijn dit soort begrippen voor interpretatie vatbaar, ten tweede vormen ze zich al gauw tot een grote berg waar iedereen vooral tegen op kijkt en niemand meer weet waar te beginnen.

De reden dat ik juist wel van dit soort opdrachten smul, is omdat ik mezelf een aantal handvatten heb aangeleerd, die ik toepas om die berg weer overzichtelijk en behapbaar te maken.

Drie tips om een groot project of programma te starten

 

#1 Maak je doel zo concreet mogelijk

Juist dit soort doelen zijn vaak zo groot en complex dat je eigenlijk nog geen idee hebt hoe het eindresultaat er nu echt uit gaat zien. Kom daarom met je projectteam én stuurgroep samen en ga dromen hoe die ambitie, die jullie gesteld hebben, eruit ziet. Durf groot te dromen, maar maak het zo concreet mogelijk: hoe ziet de ideale situatie eruit, wie zijn daarbij betrokken, wat denken en voelen ze….beschrijf alles zo concreet mogelijk. Alsof je op vakantie gaat en je ideale vakantiebestemming aan je reispartner wil beschrijven. Nog mooier: teken het uit of vraag een professioneel tekenaar om dit beeld te schetsen. Zo gaat het einddoel steeds meer leven.

#2 Bekijk waar je wel en geen invloed op kunt uitoefenen

Leuk, zo’n ideaalplaatje, maar je zult zien dat jullie als projectteam niet overal invloed op kunnen uitoefenen. Om de vergelijking met de vakantie weer terug te halen: ik kan van alles voorbereiden, maar ik heb geen directe invloed op het weer of de mensen die daar aanwezig zijn. Maar ik heb wel invloed op hoe ik hiermee om ga.

Zo is het ook goed te weten hoeveel invloed je in jouw project of programma kunt uitoefenen op de ambitie die jullie net geschetst hebben. Voordeel is dat je van daaruit veel beter kunt bepalen wat je wel en wat je niet gaat doen. Zonde om je te richten op zaken waar je toch geen invloed op hebt.

#3 Zoek welk resultaten de grootste impact hebben op je einddoel

Je zult zien dat je binnen je project nog steeds veel activiteiten kunt verzinnen die bijdragen aan het einddoel. Ga daarom met je team brainstormen welke resultaten de grootste impact zullen hebben op het geschetste eindresultaat. Maak van daaruit keuzes! Kies 3 tot 5 grote resultaten of thema’s die je vervolgens verder gaat afpellen. Zo kom je tot een duidelijke afbakening en krijg je voorzichtig steeds meer beeld bij wat je op korte termijn te doen staat.

 

Zoek jij hulp of advies bij het opzetten van jouw programma of project?

Dan help ik je graag! Kijk hiervoor bij Advies Projectmatig werken.